Privacyverklaring Vereniging van Gepensioneerden bij Heineken

De Vereniging van Gepensioneerden bij Heineken (VvGH), gevestigd op:  Goudmos 99, 2914 AG Nieuwerkerk a/d IJssel, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40537189, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Vereniging van Gepensioneerden bij Heineken
Adres:  Lelyschans 28, 2728 GR Zoetermeer
Email: secretariaat@vvgheineken.nl

Bovenstaand e-mailadres kunt u ook gebruiken bij vragen over de gegevensbescherming.

Persoonsgegevens die wij verwerken
De VvGH verwerkt uw persoonsgegevens doordat u lid bent van onze vereniging en u deze gegevens zelf aan ons heeft verstrekt, al dan niet via het aanmeldingsformulier. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voorletters en achternaam

– Geslacht

– Adresgegevens

– Telefoonnummer

– E-mailadres

– Datum van aanmelding

– Bankrekening

– Heineken Pensioenfondsnummer

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
De VvGH verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het ledenbeheer en financiële administratie
  • de communicatie met u, waaronder nieuwsvoorziening en notificatie van aktiviteiten
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

Geautomatiseerde besluitvorming
De VvGH neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld een persoon van de VvGH).

De VvGH gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

  • Access en Excel ten behoeve van de ledenadministratie en voor interne overzichten ten behoeve van het Bestuur van de VvGH
  • WordPress voor de website
  • SEPA Direct voor de automatische incasso van de contributie

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De VvGH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen, na schriftelijke afmelding, voor uw persoonsgegevens:

  • In Access en Excel maximaal 2 jaar
  • In ordners maximaal 2 jaar

Delen van persoonsgegevens met derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving voor de website van de VvGH
  • het versturen van (bulk) e-mails
  • het versturen van papieren communicatie
  • het afhandelen van het betalingsverkeer bij banken

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
De VvGH gebruikt op haar website cookies of vergelijkbare technieken voor het bijhouden van statistieken over algemene bezoekgegevens, zoals de meest gevraagde pagina/bericht. Het doel is om de inrichting van de website te verbeteren. Er worden geen persoonsgegevens verwerkt in deze technologie.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de VvGH en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken,  in een computerbestand naar u te sturen.

U kunt een:

  • verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of
  • verzoek tot intrekking van uw toestemming of
  • bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens

sturen aan:

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van dit verzoek te sturen:

  1. per e-mail naar secretariaat@vvgheineken.nl of
  2. per post naar Secretariaat VvGH, p/a Lelyschans 28, 2728 GR Zoetermeer

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De VvGH neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het bestuur van de VvGH ziet toe op zorgvuldig beheer en een goede beveiliging van de geregistreerde persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden alleen aan niet VvGH-leden (derden) doorgegeven als daarvoor een verwerkingsovereenkomst tot stand is gekomen, dan wel dat hun eigen privacy policy misbruik daarvan verbiedt. Doorgifte van persoonsgegevens vindt derhalve alleen plaats ten behoeve van activiteiten die in overeenstemming zijn met het statutaire doel van de vereniging. In dit verband worden persoonsgegevens verstrekt aan:

  • Mailchimp t.b.v. het opbouwen en versturen van nieuwsbrieven aan onze leden
  • SepaDirect t.b.v. het registreren van machtigingen en het maken van incassobestanden voor de bank in verband met de inning van contributiegelden
  • YMLP (yourmailinglistprovider) t.b.v. het versturen van diverse informatie naar onze leden
  • Drukkerij De Bink t.b.v. het verwerken van adresgegevens voor de verzending van informatie aan onze leden
  • Milcraft t.b.v. het technisch beheer van de website, de email-server en adressen van onze vereniging.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de Ledenadministratie op het eerder vermelde adres.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de nationale toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. Dat kan via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

Amsterdam, 16 augustus 2021